La phase de planification consiste à réaliser un planning des tâches pour le bon déroulement du projet. En effet, pour un pilotage et un management de projet efficaces, il faut mettre à plat toutes les étapes et les objectifs. Un planning est indispensable pour la gestion de l’ensemble du processus. C’est le plan qui résume le projet de A à Z. Pour réaliser une bonne planification de projet, il faut une méthode précise. Voici dans cet article comment planifier les étapes d’un projet avec les outils disponibles (WBS, GANTT et PERT).
Qu’est-ce que la phase de planification d’un projet ?
On peut dire qu’un projet est comme un cycle de vie. Celui-ci est composé de plusieurs phases à planifier. Avant d’entrer dans la phase de réalisation du projet, il faut réaliser le planning. Pour cela, il est nécessaire d’identifier plusieurs informations comme les tâches et leurs enchaînements, mais aussi définir leur durée et les dates butoirs. Prévoir les coûts, les ressources humaines et planifier toutes ces étapes de la manière la plus claire possible. Ce travail se réalise en amont de la réalisation du projet. Il est indispensable pour l’équipe. Grâce à ce planning, elle pourra s’y référer et ne sera jamais perdue.
À quoi sert un planning dans un projet ?
La plupart du temps, un planning est un tableau ou un graphique qui présente les informations essentielles du projet. Cette vue d’ensemble a plusieurs avantages :
- en amont : organiser les activités et les tâches prioritaires pour la réalisation du projet et connaître les ressources à solliciter ;
- pendant les travaux : le planning permet de suivre les dates et donc d’éviter les retards sur le projet ;
- le travail d’équipe : il améliore la communication entre les acteurs du projet ;
- les ressources : donner les moyens de réaliser chaque tâche et donc le projet au global.
Les étapes pour la réalisation d’un planning de projet
Cette phase de planification consiste à récupérer plusieurs informations sur le projet. Tout d’abord, il faut indiquer l’ensemble des activités et tâches à effectuer. Ensuite, la durée de chacune des tâches, les dates de début et de fin de travaux. Enfin, il s’agit d’attribuer les ressources à chaque étape, par équipe, à tous les niveaux. Cette phase de planification se réalise en six étapes en amont de la réalisation du projet.
Définir les différents objectifs du projet
La première étape de cette phase de planification est de créer un cadre avec les objectifs du projet. Pour définir les risques, la méthode 5M dans l’organisation industrielle est très utilisée. Avant la planification, vous devez avoir plusieurs informations comme les résultats à livrer, les délais et le budget.
Définir les étapes et les tâches du projet
Cette étape est essentielle dans la phase de planification. Pour réussir un projet, il faut définir toutes les tâches sans en oublier aucune. Vous pouvez utiliser la méthode WBS (work breakdown structure) ou OTP (organigramme des tâches du projet). L’idée est de faire un découpage des tâches en sous-tâches et de définir des lots de travail.
Réaliser le découpage et l’ordonnancement des tâches
Après avoir identifié les tâches, il faut les enchaîner et les prioriser. Il s’agit de la phase d’ordonnancement des tâches. Chaque tâche précède ou succède une autre tâche. Le chef de projet peut prévoir plusieurs scénarios d’ordonnancement des tâches. En cas de problèmes, il sera possible de passer par le second plan. L’ordonnancement des tâches se fait à l’aide du diagramme de PERT. Chaque tâche est indiquée par une flèche et encerclée de deux points qui précisent les étapes. Chaque étape possède une date de début et de fin.
Faire l’estimation de la durée de chaque tâche et du projet au global
À la suite de l’étape de l’ordonnancement, vous avez une vue d’ensemble sur la durée maximum du projet. Il faut prendre en compte les contraintes et les risques. Certaines tâches doivent être terminées avant qu’une autre tâche commence, mais d’autres peuvent se réaliser en parallèle. La méthode du chemin critique (ou critical path method) donne aussi une vue globale. L’enchaînement des tâches du chemin critique ne doit supporter aucun retard.
Définir les ressources de travail pour chaque tâche du projet
Cette étape consiste à identifier qui est chargé de chaque tâche et ce à tous les niveaux du projet. Il faut définir la durée du travail de chaque équipe avec toutes les contraintes. Par exemple, les jours fériés, les congés, les prestataires externes, etc.
Réalisation du planning de projet
Votre phase de planification est terminée et votre planning est utilisable par toute l’équipe. Avec le diagramme de PERT, vous avez un tableau qui affiche les différentes tâches du projet. Elles sont présentées par des barres horizontales et délimitées par une date de début et de fin. Le diagramme de GANTT est un autre outil qui montre les jalons et les échéances dans le cycle de vie du projet. Quand un jalon est dépassé, il est impossible de revenir en arrière. Pour les projets simples, la gestion du temps est plus facile. Donc, vous pouvez utiliser le diagramme de GANTT sans passer par celui de PERT.
